Come conservare fattura elettronica: la conservazione sostitutiva

La fattura elettronica è ormai legge, ma ancora oggi restano molti dubbi su cosa sia e come debba essere fatta, e soprattutto su come debba essere conservata. Non si tratta solo di un adempimento fiscale o legislativo, ma di un modo importante per garantire la sicurezza dei dati nel tempo. Vediamo dunque in questa guida come conservare fattura elettronica (scopri il metodo Savino Solution) nel modo giusto.

Come conservare fattura elettronica correttamente

La prima cosa da chiarire è cosa sia la conservazione elettronica. Una volta si conservava solo il cartaceo dei documenti. Non che adesso sia vietato, naturalmente, ma accanto a questa pratica consueta ce n’è un’altra che si espleta in modo digitale. Il presupposto di base è che i documenti conservati in tale maniera debbano avere due requisiti fondamentali:

  • abbiano valore giuridico:
  • mantengano le caratteristiche di leggibilità e accesso anche dopo molto tempo.

In particolare, per conservare in maniera corretta le fatture elettroniche, si deve rispettare il sequenziamento dei dati, i famosi ‘bit’, in modo che poi questi possano essere letti in maniera corretta.

La confusione che si tende a fare è infatti tra dematerializzazione e scansione. Quando si parla di fatturazione elettronica non si intende certo la normale pratica di digitalizzare un documento in pdf per averlo in un archivio del pc.

Si parla invece di dematerializzazione, che è un po’ come se fosse la scomposizione in tante stringhe di un documento che viene appunto scomposto per essere poi ricomposto in maniera perfettamente corrispondente all’originale. Solo così se ne può garantire la lettura integra e fedele anche a distanza di anni, e solo così se ne può garantire il valore giuridico.

Fattura elettronica: bit preservation e logical preservation

Senza entrare troppo all’interno di concetti informatici, giova sapere che le due caratteristiche principali che mantengono integra una fattura elettronica sono quelle indicate nel titolo. Vediamole entrambe:

  • bit preservation: si parla del fatto che i bit, cioè le informazioni base che compongono un dato informatico, vengono cristallizzate nello stesso modo in cui sono state assunte;
  • logical preservation: si intende in questo senso il fatto che non solo la struttura di un documento si preserva, ma con essa anche il contenuto.

Per capirci, torniamo all’esempio precedente. Non si sta parlando di una fattura che viene scannerizzata e salvata in pdf. Non si sta parlando nemmeno di un’immagine acquisita sul pc e conservata in archivio. Si potrebbe infatti voler digitalizzare una stringa di dati, ad esempio di valore giuridico.

In questo caso non c’è scanner che regga, si deve necessariamente memorizzare quella stringa in un modo che sia riproducibile in senso ‘dinamico’, anche un domani. Si parla di flussi di informazione, non di documenti, Per comprendere appieno, si parla di una registrazione audio da depositare in tribunale immutabile e consultabile anche anni dopo.

Cos’è la conservazione sostitutiva

A questo punto potrebbe sorgere qualche dubbio sul termine di conservazione sostitutiva. Si tratta della stessa cosa o di una cosa diversa? Ebbene, diciamo subito che la dicitura corretta sarebbe ‘conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche’.

Si tratta cioè del processo che al suo interno comprende il modo corretto di conservare le fatture elettroniche stesse. A volte si può trovare indicata come ‘conservazione a norma’, per riferirsi proprio al fatto che la normativa vigente in materia è cambiata. Con questo processo si rendono informatici documenti che prima erano cartacei.

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